El sistema de información gerencial (MIS, management information system) es uno de los cinco subsistemas principales del CBIS. su propósito es satisfacer las necesidades d información generales de todos los gerentes de la compañía o de alguna subunidad de organización de la compañía. las subunidades pueden basarse en áreas funcionales o en niveles gerenciales.
El Sistema de información gerencial proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabula o gráfica.
Las influencias del comportamiento siempre son importantes para el desempeño de los sistemas de información, pero en el caso de los sistemas de información organizacional como el MIS son cruciales. Los gerentes y especialistas en información pueden establecer programas diseñados para transformar en resultados positivos los efectos negativos de las influencias del comportamiento.
El Sistema de información gerencial refleja el deseo de los ejecutivos de poner la computadora a disposición de todos los que resuelven los problemas de la compañía. una vez que el Sistema de información gerencial está instalados y funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la compañía a identificar y entender los problemas.
Una definición de Sistemas de información gerencial
Definimos un sistemas de información gerencial (MIS) como un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. Los ususarios generalmente constituyen una entidad organizacional formal; la compañía o a una subunidad subsidiaria. La información describe a la compañía o a uno de sus principales sistemas en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que es probable que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas. La información producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compañía.
Un modelo de Sistemas de información gerencial
Nuestra definición se ilustra con el modelo de Sistemas de información gerencial presentado en la figura. La base de datos contiene los datos proporcionados por el AIS. Además, se introducen tanto como información desde el entorno. El software que produce informes periódicos y especiales usa una base de datos, y lo mismo hacen los modelos matemáticos que simulan diversos aspectos de las operaciones de la compañía. Las salidas del software son utilizadas por las personas encargadas de resolver los problemas de la compañía. Observe que algunas de ellas están en el entorno de la compañía. El entorno participa cuando la compañía colabora con otras organizaciones, como podrían ser sus proveedores, para formar un sistema de información interorganizacional (IOS, interorganizational information system). En tal caso, el Sistema de información gerencial proporciona información a todos los miembros del Sistema de información interorganizacional.
El concepto de subsistemas de información organizacional
A medida que las compañías adquirieron experiencia en la implementación de diseños de Sistemas de información gerencial que acababan toda la compañía, los gerentes de ciertas áreas comenzaron a aplicar el concepto a sus propias necesidades. Estos sistemas de información funcionales, o subconjuntos del Sistema de información gerencial adaptados para satisfacer las necesidades de información acerca de las áreas funcionales que tienen los usuarios, recibieron mucha publicidad en algunas áreas y poca publicidad en otras. Mercadotecnia fue la primera área en concebir la noción de un sistema de información funcional, y se trabajó mucho en tratar de describir la forma en que la computadora podía aplicarse a toda la gama de operaciones de mercadotecnia.
El área de manufactura también adoptó de manera entusiasta el procesamiento computarizado y aplicó la tecnología como un sistema de información conceptual y también como un componente del sistema de manufactura físico. Tecnologías como los robots de fábrica y los sistemas transportadores controlados por computadora son ejemplos de computarización de los procesos de los procesos de manufactura físicos. Los esfuerzos por aplicar la computadora como sistema conceptual pocas veces se incluyeron dentro del área de sistemas de información de manufactura. Mas bien, se adoptaron nombres como planificación de necesidades de materiales (MRP, material requeriments planning) y manufactura integrada a las computadoras (MIM, computer- integrate anufacturing). Aquí agrupamos todas estas aplicaciones bajo el nombre de sistemas de información de manufactura.
Otro punto importante en lo que toca a los sistemas funcionales es que no son una alternativa a tener un MIS que abarque toda la compañía. Es difícil lograr que una compañía tenga un buen MIS si una o más de las áreas funcionales no contribuyen. La estrategia recomendada es implementar primero el MIS y luego establecer los subsistemas organizacionales.
Software para redacción de informes
El modelo de MIS de la segunda figura muestra dos tipos de software que producen información: redacción de informes y modelado matemático. El software de redacción de informes consiste en programas que producen informes tanto periódicos como especiales. Si usted tomara un informe del scritorio de un gerente, no podría saber si se trata de un informe periódico o de un informe especial. Ambos pueden verse exactamente iguales. Lo que los distingue es la forma en que se dispara su producción.
Un informe periódico se prepara según cierto programa. Un ejemplo sería un análisis de ventas mensual por cliente. puesto que tales informes eran característicos de los sistemas operados con tarjetas perforadas y teclas antes de la era de las computadoras, constituyeron todas las salidas de información de los primeros MIS. Por esta razón es común leer o escuchar que un MIS está limitado a producir informes periódicos. Tal visión es difícil de aceptar en vista del alto nivel de sofisticación que alcanzan los ejemplos de MIS contemporáneos, como los HRIS y EIS.
Un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario. Un ejemplo es un informe de accidente; otro es una respuesta a una consulta de base de datos. Los informes especiales tienen una característica de actualidad que generalmente no poseen los informes periódicos. Un informe especial puede describir algo que todavía está sucediendo o que acaba de suceder, y puede abordad un tema de interés especial para el usuario en ese momento.
Planeación y control
Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial
Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia
Calidad:
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad:
Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia:
La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Desarrollo de un Sistema de información gerencial
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas
Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos
Estructura de un Sistema de información gerencial
Así mismo se define Sistema de información gerencial como:
Un sistema integrado usuario –maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa.
El sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos.
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
- La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
- El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
- El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
- -El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.
El Futuro De Los Sistemas De Información Gerencial
Históricamente los Sistemas de información gerencial han sido una herramienta de gestión para brindar apoyo a la toma de decisiones dentro de la organización, esto basado en la información obtenida de todos los departamentos de la empresa. La tecnología ha avanzado y lo seguirá haciendo mejorando en gran medida la eficacia del SIG. Con el gran avance que han tenido los SIG ya podemos calcular todos los datos financieros, el seguimiento de miles de millones de pedidos y seguir el movimiento de un producto a través de las fronteras nacionales e internacionales, entre otros. Ahora podríamos preguntarnos ¿Qué más se puede hacer?. Entre conjeturas se dice que el tema va relacionado con la portabilidad y la automatización que está dando inicio con la revolución tecnológica que nos presentan los dispositivos móviles Los principales minoristas están trasladando sus sistemas de inventario para dispositivos. El futuro de los Sistemas de información gerencial consistirá en dispositivos que estarán conectados a un sistemas de información gerencial que podrá hacer casi todo por si mismo, excepto tomar decisiones. El futuro de los Sistemas de información gerencial permitirán a las empresas personalizar sus productos para enfocarse en el consumidor.
Algunas tendencias para los Sistemas de información gerencial son las siguientes:
Planificación de recursos empresariales (ERP): Con la globalización de los mercados económicos, las empresas han buscado la manera de mejorar su capacidad de recopilar y reportar información financiera a la administración para la toma de decisiones eficaces. Los ERP llenan este vacío, al permitir a las empresas utilizar un sistema informático para registrar eficazmente toda la información de la empresa.
Redes: Otra tendencia en sistemas de información gerencial es la capacidad para que las empresas estén conectadas en la red con otras empresas para fines comerciales. Un Sistema de información gerencial se asegura que la gestión de toda la información pertinente para estas operaciones de negocio, lo que les permite revisar la eficacia de sus operaciones.
Data Mining: Una tendencia importante en el Sistema de información gerencial es la capacidad de las empresas a utilizar las herramientas de minería de datos para recopilar información sobre las compras de consumidores y otras tendencias económicas. Esto permite la gestión de traducir esta información en los objetivos y orientaciones para las operaciones futuras del negocio. Las empresas pueden utilizar sus cifras internas en el Sistema de información para medir la eficacia de sus técnicas de minería de datos externos.
Educación: Como los Sistemas de información gerencial se hace más frecuente en las empresas, muchos colegios y universidades han desarrollado programas educativos para formar a los estudiantes en estos programas. La mayoría de los títulos son programas de cuatro años de bachillerato que combinan cursos de negocios en general con una mezcla de programación de computadoras y clases de gestión.
Carreras: Los SIG han dado lugar a una nueva carrera en la gestión de bases de datos y consultoría. De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), la tasa de crecimiento de puestos de trabajo en el campo de SIG se espera que crezca un 21% o más desde 2006 a 2016. Los ingresos pueden variar desde $ 83.000 a $ 109.000 dependiendo de la industria o de posición, según el BLS.
Desafíos De Un Sistema De Información Gerencial
En esta semana dejamos un tema importante, a que obstáculos se ve enfrentado el encargado de la implementación de un sistema de información gerencial, estos son los desafíos que debe enfrentar la implantación de un Sistema de Información gerencial.
1. El coste de creación y mantenimiento: Los equipos necesarios para el funcionamiento del sistema y el mantenimiento son muy costoso, además del coste de los sistemas de seguridad. Como vemos son en una etapa inicial obstáculos para el uso de un SIG en las organizaciones.
2. El error humano: Uno de los factores que siempre debe tenerse presente en el funcionamiento de un sistema es que las personas pueden caer en errores que pueden afectar la eficiencia del sistema, esto puede dar lugar a problemas que se convertirán en perdida de tiempo y eventualmente que no se logren visualizar buenos resultados.
4. Exceso de información: A menudo se almacena y gestiona demasiada información que no puede ser muy útil para la organización y limitará el funcionamiento correcto del sistema, esta "infoxicación" puede afectar al mal uso del Sistema de información gerencial. El exceso de información puede ser tan perjudicial como no tener o tener muy poca información.
5. Información inoportuna: A veces la información es inoportuna, esto ocurre en el caso de que se solicite la información pero esta información no llega en el momento indicado o no contiene lo necesario, al ocurrir esto no se utiliza la información efectivamente y se está desperdiciando recursos y tiempo, el sistema debe poder tener la capacidad de corregir estos inconvenientes.
Entradas, Procesamiento y salidas en un Sistema de información gerencial
Como se mencionó anteriormente los sistemas de información gerencial basan su trabajo principalmente en cuatro actividades: recolección o entrada, procesamiento y salida de datos, pero ademas de esto encontramos un paso no descrito antes el cual es el almacenamiento de información, a continuación explicaremos cada una de estas características:
- · Entrada: Se denomina así a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del interior de la organización como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o automática, pero de la validez que contengan dichos datos dependerá en gran medida la veracidad y exactitud de la información de salida.
- · Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta información en algún medio para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y complejas bases de datos.
- · Procesamiento: Supone la conversión de los datos en salidas útiles para los interesados, este proceso se lleva a cabo mediante cálculos, análisis y operaciones que pueden variar su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento también puede llevarse a cabo de manera manual o automática.
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